Monday.com – co to jest?
Monday.com to, naszym subiektywnym zdaniem, jedno z lepszych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem i zasobami. Mamy tutaj ciekawą szatę graficzną i wiele możliwości personalizacji narzędzia pod swoje potrzeby, co jest zdecydowanie największą zaletą. Widzimy zarówno obciążenie pracowników na projektach, jak i przewidywany czas rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. Możemy śledzić czas potrzebny do wykonania danych przedsięwzięć oraz generalny czas poświęcony na pracę. Dzięki prostemu kreatorowi, z łatwością przygotujmy różnego typu procesy, które ułatwiają codzienną pracę pojedynczym pracownikom, czy różnym, współpracującym ze sobą działom. Koszt oprogramowania zależy od planu na jaki się zdecydujemy. Producent przygotował dla nas 5 możliwości. Wersja bezpłatna, Basic (8$), Standard (10$), Pro (16$) i Enterprise. Ceny podane w nawiasach to ceny za użytkownika/miesiąc. Każda z wersji różni się oczywiście możliwościami. Nie sposób opisać ich wszystkich w jednym artykule, dlatego na potrzeby tej publikacji przybliżymy Tobie kilka z funkcjonalności planu Pro. Dodatkowo zachęcamy Ciebie do pobrania stworzonego przez nas raportu „Narzędzia do zarządzania projektami”, którego pierwszą wersję stworzyliśmy jakiś czas temu (druga jest już w drodze). To podsumowanie wnikliwej analizy porównawczej wybranych narzędzi do zarządzania projektami, portfelem projektów, czasem i zasobami. Raport został sporządzony na podstawie testów, podczas których uważnie przyglądaliśmy się wszystkim funkcjom oferowanym przez poszczególne narzędzia. Wykorzystując dotychczasową wiedzę oraz doświadczenie poddawaliśmy próbom każdy program.
Raport możesz pobrać tutaj >>>
Do czego służy Monday.com?
Monday.com to narzędzie do zarządzania projektami, zasobami i czasem. Pozwala planować i organizować pracę zarówno swoją jak i całego zespołu. Dodatkowo pomaga nam pozbyć się rutynowych zadań i uniknąć pomyłek dzięki zaawansowanym automatyzacjom, które stworzymy w kilka sekund :)
Narzędzie Monday – jak zacząć?
Rozpoczęcie pracy z narzędziem jest intuicyjne i proste. Żeby rozpocząć korzystanie z produktu musimy założyć konto. Możemy to zrobić w dwojaki sposób: korzystając z naszych kont w innych serwisach (Google, Slack, Linkedin) lub poprzez standardową procedurę z wykorzystaniem naszego adresu mailowego. Jeżeli zdecydujemy się na drugą z opcji, system poprosi nas jeszcze o podanie pełnego imienia i nazwiska, a także nazwy organizacji, dla której pracujemy. W kolejnych krokach udzielmy „wywiadu” odpowiadając na pytania dotyczące naszej firmy, między innymi jaką branżą się zajmujemy, ilu mamy współpracowników czy nad jakimi projektami chcemy pracować. Na podstawie udzielonych przez nas odpowiedzi otrzymamy rekomendacje najbardziej dopasowanych do naszej działalności szablonów. Nie musimy decydować się na systemowe podpowiedzi i możemy wybrać spośród dziesiątek innych propozycji, posegregowanych według działów. Ciekawostką jest informacja, którą znajdziemy pod każdym z nich o ilości zespołów korzystających z danego szablonu. Możemy również rozpocząć od przykładowego projektu stworzonego przez twórców narzędzia, który jest jednocześnie samouczkiem dla nowego użytkownika. Przeprowadzi nas przez podstawowe funkcjonalności, a jednocześnie pomoże zrozumieć jak korzystać z narzędzia.
Jeżeli chcemy utworzyć nowy projekt klikamy na „Add”, które znajdziemy po lewej stronie u góry. Wyświetlą nam się opcje, dodania projektu. Do wyboru mamy: nowy pusty projekt, dashboard, predefiniowane szablony lub możliwość importu projektu z innych miejsc – tych monday.com ma całkiem dużo, między innymi: Excel, Asana, Trello czy Jira.
W tym artykule skupimy się na klasycznym, pustym projekcie. Narzędzie poprosi nas o jego nazwanie, a także ustawienia widoczności tablicy i dokonanie wyboru czym chcemy się w tym miejscu zajmować.
Po stworzeniu nowego projektu wyświetli nam się lista. Jest to główny, ale nie jedyny sposób współpracy z narzędziem. Do wyboru mamy widoki takie jak kalendarz, tablica kanban, Gannt, Chart czy oś czasu. Dodatkowo istnieje możliwość pobrania z dedykowanego sklepu innych z nich (zarówno płatnych jak i bezpłatnych). Opcja listy przede wszystkim grupuje nam zadania. Każdej z grup możemy przypisać jeden z osiemnastu kolorów. Standardowo po utworzeniu nowego projektu z prawej strony zadań w każdej grupie pojawiają nam się trzy kolumny: osoby, które są przypisane do zadania, status postępu i data wykonania. Dodatkowo widnieje tutaj ikonka czatu, po naciśnięciu której możemy rozpocząć dyskusję na temat zadania z współpracownikami. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dodać więcej szczegółów zadań. Aplikacja oferuje nam kolumny takie jak:
- „Text” – możemy tutaj dodać krótki komentarz do zadania, czy ustawić piktogram.
- „Dropdown” – dzięki tej opcji możemy stworzyć rozwijaną listę z której później będziemy wybierać dostępne opcje. Wykorzystanie zależy tylko i wyłącznie od naszej kreatywności.
- „Numbers” – ciekawa funkcja, która pozwala nam przypisywać zadania do liczby. Dodatkowo po włączeniu tej kolumny pod każdą grupą pojawia się podsumowanie wszystkich uzupełnionych liczb. Po kliknięciu w okienko na dole, możemy wybrać z jaką jednostką będą wyświetlać się cyfry. Producent narzędzia przewidział trzy rodzaje waluty i procenty, ale znajdziemy tutaj również pole w którym możemy wpisać dowolny wybrany przez nas symbol czy walutę. W tym miejscu ustawimy sobie jaki wynik powinien pojawiać pod grupą. Znajdziemy tutaj sumę, średnią, medianę czy minimalną i maksymalną wartość. Funkcjonalność daje duże pole do popisu, więc każdy może dostosować kolumnę do siebie.
- „Subitems” – w tym miejscu stworzymy podzadania do naszych zadań. Funkcjonalność każdego z nich jest taka sama jak klasycznego zadania, więc do każdego z nich możemy dodawać osobne kolumny.
- „Timeline” – oś czasu, na której zaznaczymy interesujący nas okres w kalendarzu. Mamy również możliwość zaznaczenia opcji „kamień milowy” i przypisania do niego daty.
- „Files” – miejsce w którym dodamy pliki do zadań. Możemy wrzucić dokumenty z komputera, Google Drive, Dropbox, Box czy OneDrive.
- „Formula” – zaawansowana kolumna, w której stworzymy rozmaite formuły. Nie będziemy tutaj opisywać ich wszystkich ponieważ mamy dziesiątki możliwości. Zasadniczo nie znajdziemy tutaj zbyt wiele ograniczeń, a w wykorzystaniu ograniczyć nas może przede wszystkim wyobraźnia i umiejętności :)
- „Connect boards” – dzięki tej opcji zyskujemy możliwość połączenia różnych tablic w jednym miejscu.
- „Tags” – miejsce, w którym tworzymy i dodajemy tagi do zadań. Istnieje również możliwość prostego wyszukiwania tagów, a co za tym idzie szybkiego odnalezienia interesujących nas rzeczy.
- „Last updated” – wyświetla informacje o ostatniej aktualizacji jakiejkolwiek z części zadania.
- „Creation Log” – pokazuje kiedy i przez którego z członków zespołu zostało utworzone zadanie.
Poza standardowymi kolumnami mamy możliwość dodania jeszcze większej ilości z nich. Dokonamy tego poprze kliknięcie „More columns”. Ukaże nam się sporo dodatkowych opcji, które na pewno znajdą swoich zwolenników. Nie sposób opisać ich wszystkich, ale znajdziemy tutaj propozycje takie jak: śledzenie czasu, zależności, linki czy przyciski.
Opisując wygląd narzędzia nie sposób pominąć obecności górnego paska, który oferuje kilka funkcji. Znajdziemy na nim przycisk do dodawania zadań, wyszukiwanie, filtrowanie czy sortowanie pod względem wybranych przez nas kolumn lub osób przypisanych do zadania. W tym miejscu znajduje się również przycisk do przypinania i ukrywania kolumn, ustawienie „interlinii” każdego z zadań czy ustawienia domyślnych wartości podczas tworzenia zadań na tablicy. Dodatkowo mamy ciekawą opcję kolorowania warunkowego – dzięki tej funkcji istnieje możliwość wybrania parametrów, które zgodnie z naszymi wytycznymi będą podświetlać się na zdefiniowane przez nas kolory w projekcie.
Monday.com oferuje użytkownikom wiele integracji z przeróżnymi programami wykorzystywanymi na co dzień w pracy. Producent zadbał o szeroki zakres funkcjonalności. W „Centrum Integracji” znajdziemy synchronizacje od programów pocztowych, przez narzędzia marketingowe, e-commerce, finansowe po CRM czy rozwój oprogramowania.
Pisząc o integracjach, nie sposób nie wspomnieć o automatyzacjach, jakie oferuje system. Znajdziemy tutaj dziesiątki predefiniowanych propozycji producenta, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żebyśmy stworzyli je według własnego pomysłu i zapotrzebowania. Program pomaga nam w tym na każdym kroku za pomocą kafelków, podpowiadając w jaki sposób powinniśmy tworzyć nasze reguły. Nie musimy znać tutaj skomplikowanych formuł, a stworzenie każdej z nich ogranicza się do kilku kliknięć.
Monday.com opinie – co sądzę o tym narzędziu?
Monday.com to zaawansowane narzędzie, z którym powinny poradzić sobie nawet osoby rozpoczynające przygodę z narzędziami do zarządzania projektami. Wszystko jest zasługą dobrze przygotowanego user experience. Program ma przyjemną szatę graficzną, funkcje którymi wyróżnia się na tle konkurencji i przede wszystkim rozbudowane, a zarazem łatwe do stworzenia funkcje automatyzacji. Jeżeli szukasz narzędzia, które prawdopodobnie spełni większość Twoich oczekiwań, to zdecydowanie polecamy przyjrzeć się jemu bliżej. Jeżeli jednak potrzebujesz pomocy przy wyborze narzędzia najbardziej dopasowanego do Twoich realiów, to zachęcamy do skorzystania z naszej usługi „Dobór narzędzi projektowych – Indywidualne doradztwo”. Pomożemy Ci dobrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, czasem lub zespołem.
Więcej szczegółów oferty znajdziesz tutaj >>>
